Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Представьте: ваш кадровик написал заявление на увольнение и ушел на больничный, просто бросив всю работу.  Или ошибся в приказе об увольнении — и теперь человек через суд добивается восстановления на работе. Или просто не заметил, что с января вступили в силу изменения в ТК РФ, и ваши документы уже не соответствуют закону.

Все это типичные истории наших клиентов — до того, как они передали кадровый учет на аутсорсинг в «Бизнес Пэрфомэнс».

Ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге — это не просто экономия на зарплате штатного специалиста. Это другой уровень ответственности: если мы ошибаемся — мы исправляем. Профессиональная ответственность наших специалистов застрахована на 15 000 000 рублей.

Кому подходит этот формат

Аутсорсинг кадрового учета востребован в разных ситуациях:

• Небольшой штат. Когда содержать отдельного кадровика экономически нецелесообразно, а объем работы при этом стабильный.
• Стадия роста. Бизнес расширяется, нужно быстро выстроить корректное кадровое сопровождение — без долгого поиска и обучения сотрудника.
• Реорганизация или аудит. Нужно привести в порядок накопившиеся документы, устранить нарушения и выстроить процессы заново.
• Временная замена. Кадровик в отпуске, на больничном или уволился — мы подхватываем процессы без потери качества.
• Желание снизить риски. Проверки ГИТ становятся строже, и компании предпочитают доверять ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге профессионалам, а не рисковать штрафами.

Что входит в наши услуги

Оформление кадровых документов

Составление и оформление кадровой документации — базовая часть нашей работы. Мы готовим трудовые договоры и дополнительные соглашения, оформляем прием, перевод и увольнение сотрудников, составляем все необходимые приказы. Кадровое делопроизводство: оформление приказов ведется строго по установленным формам с соблюдением требований к реквизитам и срокам.

Ведение кадрового учёта

Ведение кадрового учёта на аутсорсинге включает поддержание в актуальном состоянии личных дел и карточек сотрудников, табелей учета рабочего времени, графика отпусков и штатного расписания. Мы контролируем сроки обязательных кадровых мероприятий и заблаговременно информируем вас о предстоящих событиях.

Ведение трудовых книжек

Ведение трудовых книжек работодателем требует точного соблюдения установленного порядка: правильных формулировок записей, своевременного внесения сведений, корректного оформления исправлений. Мы ведём как бумажные трудовые книжки, так и электронные трудовые книжки через СФР — в полном соответствии с действующим законодательством и инструкцией по ведению трудовых книжек.

Кадровое оформление приёма и увольнения

Кадровое оформление приёма и увольнения сотрудников — процедуры с жёсткими сроками и обязательным перечнем документов. Мы обеспечиваем полный цикл: от подготовки трудового договора и ознакомления с локальными актами при трудоустройстве до оформления всех документов при расторжении — включая справки и записи в трудовые книжки

Подготовка справок и выписок

По запросу работников и внешних органов готовим справки с места работы, копии приказов и иные подтверждающие документы. Оформление необходимых кадровых документов для государственных органов, банков, судов и других ведомств — в установленные сроки и надлежащей форме.

Кадровый документооборот и регламенты

Кадровый документооборот на аутсорсинге подразумевает не только ведение текущих документов, но и выстраивание удобной системы: полнота документов и маршруты их согласования, систематизация оперативного хранения документов. Мы настраиваем кадровый документооборот под вашу организационную структуру.

Консультации и сопровождение проверок

Оперативно отвечаем на вопросы по практике применения норм трудового законодательства и по управлению персоналом, разбираем нестандартные ситуации, готовим компанию к проверкам ГИТ. При визите гос. инспектора присутствуем при проверке, помогаем формировать ответы на предписания и минимизировать последствия.

Вопросы и ответы

Как организован порядок ведения кадровых документов?

В офисе вашей компании мы организуем систему оперативного хранения кадровых документов. Создаваемый нашей компанией порядок оперативного хранения кадровых документов соответствует требованиям ТК РФ и обеспечивает быструю подготовку документов к любой проверке.

Сколько стоит аутсорсинг кадрового делопроизводства?

Стоимость ведения кадрового делопроизводства на аутсорсинге зависит от числа сотрудников, объёма кадровых операций и заказываемого состава услуг. От 15 000 руб./мес. при численности до 10 сотрудников. Вы можете воспользоваться калькулятором расчёта стоимости для понимания порядка цифр и далее связаться с нами — и мы проведем экспресс-опрос и озвучим конкретную цифру. 

Что именно прописывается в договоре?

В договоре кадрового аутсорсинга фиксируются перечень услуг, сроки выполнения каждого типа задач, зоны ответственности, порядок передачи документов и условия конфиденциальности. Мы готовы предоставить типовой договор для ознакомления до подписания.

Вы ведёте электронные трудовые книжки?

Да. Мы работаем как с бумажными трудовыми книжками, так и с электронными — подаём сведения в СФР в строгом соответствии с установленным порядком и формами. Записи в трудовые книжки на бумажном носителе осуществляются в соответстивии с инструкцией по ведению трудовых книжек.

Работаете ли вы дистанционно?

Да. Мы предлагаем как очно-дистанционный формат (выезд для первичного аудита  и настройки процессов), так и полностью дистанционное ведение кадрового учёта на аутсорсинге, в том числе с использованием электронного документооборота. Формат выбирается на старте и фиксируется в договоре. В процессе абонентского обслуживания вы в любой момент можете перейти с одного формата обслуживания (дистанционного) на выездной и наоборот перейти на дистанционный.

Как быстро вы начинаете работу?

После подписания договора и оплаты — в течение 1-3 рабочих дней. Сначала проводим входной аудит, затем получаем доступ к программе учёта и приступаем к оформлению документов.